Espace de travail
et partage de fichiers.
Le fichier ne se duplique pas à chaque envoi : il reste au même endroit et c’est l’accès qui circule.
Les fichiers appartiennent à l’entreprise.
Documents et pièces jointes conservés sur le même socle que le site et la messagerie.
Lecture, modification ou aucun accès, réglés collaborateur par collaborateur.
Les liens envoyés à l’extérieur peuvent expirer et être protégés par mot de passe.
Les fichiers partagés suivent la même sauvegarde journalière que le reste du socle.
Quatre agacements
qui disparaissent.
La pièce jointe qui ne part pas
Les messageries refusent les fichiers volumineux. Un lien de partage règle le plan, le catalogue ou la série de photos de chantier sans passer par un service tiers.
Le lien qui traîne des années
Un envoi par plateforme gratuite reste souvent accessible bien après. Une date d’expiration referme l’accès une fois le dossier livré.
La bonne version du document
Un seul fichier, modifié à la source. Les versions successives sont conservées, ce qui évite les copies parallèles qui finissent par diverger.
Le dossier qui part avec le salarié
Les documents vivent dans l’espace de l’entreprise, pas sur un poste ou une clé. Un départ se règle en retirant un accès.
| Situation courante | Après mise en place |
|---|---|
| Fichiers envoyés par plateforme de transfert | Lien interne daté, protégé, révocable |
| Documents éparpillés entre postes et clés USB | Un dossier unique, accessible depuis chaque appareil |
| Plusieurs versions d’un même devis en circulation | Un fichier à la source, avec historique des modifications |
| Tout le monde voit tout, ou personne ne voit rien | Droits attribués dossier par dossier |
| Photos de chantier stockées sur un téléphone | Dépôt direct depuis le téléphone dans le dossier du chantier |
| Départ d’un salarié, fichiers introuvables | Accès retiré, documents conservés par l’entreprise |
Ce qu’on nous demande le plus souvent.
Est-ce que cela remplace les plateformes de stockage grand public ?
Sur les usages courants, oui : dépôt de fichiers, dossiers partagés, synchronisation entre appareils, envoi d’un document à un client. La différence tient au lieu de stockage et à la propriété des données, pas à la manière de s’en servir.
Mon client doit-il créer un compte pour recevoir un fichier ?
Non. Le partage se fait par un lien qu’il ouvre directement dans son navigateur. Le lien peut être protégé par un mot de passe et recevoir une date d’expiration, ce qui évite qu’il reste actif des mois après l’envoi.
Peut-on travailler sans connexion ?
Oui. Les dossiers choisis sont synchronisés sur l’ordinateur et restent disponibles hors ligne. Les modifications faites sur un chantier ou dans un train remontent dès que la connexion revient.
Quelle capacité de stockage est prévue ?
Elle est fixée avec vous, en fonction du volume réel et du type de fichiers. Des plans et des photos de chantier ne pèsent pas le même poids qu’une comptabilité. La capacité s’ajuste ensuite sans changer d’outil.
Peut-on limiter ce que voit chaque collaborateur ?
Oui. Les droits se règlent dossier par dossier : lecture seule, modification, ou aucun accès. Un intérimaire peut ainsi voir les plans du chantier en cours sans accéder à la comptabilité.
Où sont vos fichiers, exactement ?
Si la réponse commence par « ça dépend qui », le sujet vaut une demi-heure de discussion avant le prochain départ ou la prochaine panne de poste.